Презентация на тему "Бездокументная работа секретаря"

Содержание

• 
  Слайд 1

  Бездокументная работа секретаря

  Выполнила Липинская Ангелина ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСАКОЛЛЕДЖ СЕРВИСА И ДИЗАЙНА

• 
  Слайд 2
  

  переговоры по телефону; организация личных встреч; участие в совещаниях и собраниях; прием посетителей и беседы с ними; командировки; В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как: Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

• 
  Слайд 3
  

  Переговоры по телефону Переговоры по телефону занимают в среднем 3-6% их рабочего времени, общая продолжительность разговоров, как мы видим, невелика, и на первый взгляд, кажется, что они не должны существенно влиять на выполнение других работ. телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.

• 
  Слайд 4

  При ведении служебных разговоров по телефону секретарь должен:

  Отсылать абонента к тому работнику, который может решить вопрос по существу. Уметь выделять вопросы, действительно относящиеся к компетенции данного руководителя и других работников. Точно знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время.

• 
  Слайд 5
  

  Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников. Организация совещаний: Секретарь обязан своевременно подобрать необходимые материалы и позаботится о их размножении, если это требуется. После окончания совещания перепечатывает исправленный и дополненный текст решения,  устанавливает контакты и поддерживает связь с участниками, организует рассылку мтериалов.

• 
  Слайд 6

  Прием посетителей

  Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря. Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю. При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

• 
  Слайд 7

  Подготовка служебных командировок

  Секретарь: готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение; Обеспечивает заказ гостиницы в месте командировки; наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты.

• 
  Слайд 8

  Спасибо за внимание!